Ferramentas e dicas para Home Office

Em tempos de Covid 19, onde estamos aplicando Home Office de forma factível, encontramos alguns problemas para o bom funcionando da administração de equipes.

Trabalho com o conceito de 100% Home Office faz 3 anos ou mais, no inicio sofrendo alguns sobressaltos para toda a adaptação, mas hoje conseguindo trabalhar absurdamente bem e de forma rápida. Não importando o lugar em que estou.

Para o bom funcionamento, aplicarmos algumas regras e utilizamos alguns sistemas. Vou deixar uma prévia abaixo.

Primeiro definimos as ferramentas que iremos utilizar. Não deixando margem para dúvidas. Isso é: Se queremos documentar um relatório utilizamos o e-mail. Se queremos comunicação rápida, utilizamos o Slack. Desse modo, sabemos onde procurar a informação e como melhor utilizar cada canal.

Quando a equipe está no mesmo lugar, fica fácil administrar quem está trabalhando e quem não está, mas a partir do momento que vamos para trabalho remoto, precisamos aplicar metodologias ágeis de gestão. Aplicando planos, tarefas e processos para todos do time. Desse modo, sempre saberemos se os processos estão sendo concluídos ou atrasados. Quem está entregando e quem está atrasado.

Para colocarmos todos esses planos em ação, utilizamos as seguintes ferramentas.

1º Slack – Comunicação interna

Com essa ferramenta temos a comunicação em tempo real com a equipe. Substituindo o WhatsApp. Podemos criar canais (grupos) por time, projetos ou departamentos. Temos uma comunicação rápida e separamos a vida profissional da pessoal. Tendo uma ferramentas corporativa para a mensageria, diminuímos o risco do colaborador entrar no WhatsApp para responder o gestor, entrar em um grupo e perder vários minutos com isso. 

Nela temos: Envio de arquivos, vídeo, voz, canais (grupos), conversas privadas e mais.

2º Trello – Aplicando metodologias agéis

Com essa ferramenta podemos fazer gerencia de equipe por cliente, por time ou projetos. Podemos colocar uma tarefa no Trello, selecionar qual colaborador deve fazê-la e definir um prazo para conclusão. Desse modo, teremos um painel, com todos as tarefas, em que passo a tarefa está, se está atrasada e quais serão as próximas ações e/ou tarefas. Essa é uma das ferramentas mais importantes quando falamos de trabalho remoto.

3º Videoconferência – Quando precisamos ver a pessoa

Inúmeras conferências são iguais inúmeras reuniões. Roubam tempo. Mas, as vezes elas são necessárias. 

Para conferências entre o time, o próprio Slack tem ferramentas de vídeo e call.

Mas quando precisamos falar com clientes ou colaboradores fora do time, precisamos utilizar uma terceira ferramenta.

Temos o Google Meet, que é uma ferramenta maravilhosa. E temos o Loom, que com dois clicks, conseguimos criar uma sala e compartilhar esse link com o cliente.

Em ambos os casos nenhuma instalação é necessária. O que deixa tudo muito mais rápido para o time e para o cliente.

4º Calendário compartilhado – Reserve um tempo

Essa opção já está inclusa no Zimbra, Gmail, G Suite, Microsoft e outras e deve ser utilizada mais do que nunca agora. Podendo criar eventos e reuniões, deixando o tempo reservado na sua agenda. Além de convidar outras pessoas do time, deixando assim o tempo da pessoa convidada também reservado. E claro, na hora da reunião, um lembrete será mostrado no para que a pessoa não esqueça da mesma.

5º E-mail – Documente o importante

O bom e velho e-mail nunca sai de moda. E também é um meio legal de comprovação. Isso é: É bacana utilizar o Slack para comunicação interna, a videoconferência para a reunião, o Trello para as tarefas. Mas, quando se tratar de documentos, quando se tratar de pautas de reunião ou provas fiscais. O bom e velho e-mail está sempre ali para nos ajudar.

Lembrando que todas essas soluções são multiplataformas. Isso é: Funciona em Windows, Mac, Linux, iPhone e Android. Não deixando assim, nenhuma margem para que algum colaborador fique fora do ambiente de trabalho.

Outro importante ponto é que essas ferramentas oferecem soluções gratuitas para equipes que estão começando. E acredito que estas versões free, em sua maioria, atenderia as necessidades de uma pequena ou média empresa. Não gerando um custo adicional inicialmente.

Medidas que podem melhorar o desempenho da conexão:

Verifique se sua conexão com a internet está de acordo. Tente, em todos os casos, utilizar CABO ao invés de conexão wireless. O cabo entregará sempre maior velocidade e estabilidade.

Caso sua conexão não seja fibra óptica ou dedicada, não utilize serviços de streaming. Como Netflix, Youtube, Spotify e outros. Esses serviços demandam de uma grande carga da rede para funcionar.

Siga a sua rotina normalmente. Acorde no horário habitual, vista sua roupa e vá ao computador. Separe um espaço iluminado, fresco e agradável para trabalhar. Isso lhe trará maior conforto e prazer.

Combine com todos que moram com você, que enquanto estiver no espaço reservado, você estará trabalhando. Desse modo, evitando interrupções. Que podem prejudicar sua produtividade.

Siga seus horários. Com início, pausa para refeição, café e término. O trabalho home office pode ser incrível e talvez, se tudo der certo, ser o futuro para muitos. Mas aplique os mesmos limites que o trabalho presencial.